Krajowy System e-Faktur (KSeF) porządkuje format i obieg dokumentów, ale prawdziwe wyzwanie kryje się w danych podstawowych. To one decydują, czy faktura przejdzie walidację, czy trafi do właściwego obiegu i czy księgowość zamknie miesiąc bez zmian wprowadzanych ręcznie. Jeśli słowniki kontrahentów, stawek, jednostek czy indeksów są niespójne, żadna integracja nie będzie przebiegała płynnie. Dlatego przygotowania do KSeF warto zacząć od porządków: ujednolicić nazewnictwo, zlikwidować duplikaty i dopiąć reguły kompletności pól.
Terminy i obowiązki – krótka ściąga
Wejście KSeF jest etapowe:
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie największych podatników (sprzedaż brutto >200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych,
- najmniejsi, z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie, mają czas do końca 2026 r.,
- od lutego 2026 r. wszystkie firmy muszą potrafić odbierać e-faktury kosztowe – duzi wystawcy nie będą równolegle dostarczać PDF.
System ERP i pozostałe elementy układanki, które naprawdę działają
System ERP powinien obsługiwać aktualne API KSeF 2.0 i strukturę FA(3), a do tego:
- mieć rejestr statusów i identyfikatorów KSeF,
- mapować słowniki (stawki VAT, jednostki, GTU, kontrahenci),
- wiązać faktury z zamówieniami, dostawami i płatnościami,
- współpracować z DMS/Workflow oraz BI (akceptacje, wgląd, raporty).
Bez tych elementów szybko powstają wąskie gardła i „kolejki” dokumentów.
Kontrola jakości danych: lista kontrolna
Zanim uruchomisz wysyłkę do KSeF, zrób szybki audyt:
- Kontrahenci: NIP, adresy, powiązania grupowe; usuwanie duplikatów.
- Towary/usługi: jednostki miary, kody, stawki; zgodność z cennikami.
- Polityka numeracji: spójność z logiką korekt i rozliczeń zaliczek.
- Słowniki finansowe: MPK, centra kosztów, schematy księgowań.
- Uprawnienia: kto wystawia, kto wysyła, kto odbiera i kto akceptuje.
Dobrze zdefiniowane reguły minimalizują liczbę wyjątków i skracają czas reakcji.
Scenariusze brzegowe, o które najłatwiej się potknąć
W praktyce najwięcej błędów generują sytuacje „na krawędzi”:
- Zaliczki i korekty: wiązanie dokumentów źródłowych i porządek numeracji.
- Subskrypcje i masowa sprzedaż: synchronizacja generowania faktur z oknami wysyłki do KSeF.
- Sprzedaż konsumencka: dopuszczona w KSeF – upewnij się, że polityka RODO i komunikacja z klientem są gotowe.
- Mechanizm podzielonej płatności i przelewy: uwzględnij identyfikatory KSeF w opisach zgodnie z polityką firmy (regulacje przewidują odroczenia – patrz niżej).
Odporność operacyjna: offline, kolejki, monitoring
Systemy bywają niedostępne, a łącza zawodne. Dlatego:
- Tryb „offline24”: pozwala wystawić dokument i przekazać go do KSeF nawet dzień później; od 1 listopada 2025 r. dostępne będą certyfikaty wystawcy potrzebne do takiej pracy i na wypadek awarii.
- Kolejkowanie: automatyczne ponawianie transmisji po błędach sieciowych.
- Alerty i SLA: powiadomienia, gdy brak UPO/AKC w określonym czasie.
- Dziennik zdarzeń: pełna ścieżka audytu dla księgowości i controllingu.
Sankcje za naruszenia przewidziano dopiero od 1 stycznia 2027 r., z naciskiem na podejście edukacyjne do końca 2026 r. – to bufor na dotarcie procesu, ale nie powód, by zwlekać.
Warsztat wdrożeniowy
Zamiast jednego, ryzykownego przełączenia, zaplanuj krótkie sprinty:
- Pilotaż na wycinku biznesu (np. jeden kanał sprzedaży).
- Test końca miesiąca – sprawdź obciążenia i czasy potwierdzeń.
- Matryca wyjątków – gotowe odpowiedzi dla typowych błędów walidacyjnych.
- Komunikacja z otoczeniem – szablony dla dostawców i odbiorców, uzgodnienia z bankiem i biurem rachunkowym.
KPI, które pokażą, że idziesz w dobrym kierunku
Ustal krótką listę KPI, widocznych już po pierwszym miesiącu, które skierują uwagę zespołu na to, co naprawdę spowalnia proces fakturowania:
- odsetek faktur wysłanych/odebranych „bezbłędnie za pierwszym razem”,
- średni czas od wystawienia do potwierdzenia przyjęcia,
- udział dokumentów obsłużonych bez udziału człowieka,
- liczba zgłoszeń związanych z mapowaniem słowników,
- wolumen dokumentów przetworzonych w trybie offline vs online.
Wniosek: przewaga z porządku
Krajowy System e-Faktur wymusza higienę danych i odpowiedzialność w procesach. Firmy, które już teraz uporządkują swoje słowniki, wdrożą odpowiedni monitoring i przetestują scenariusze graniczne, wejdą w 2026 rok z systemem stabilnym i przewidywalnym. Zamiast gasić pożary, zyskają krótszy cykl rozliczeń, mniej wyjątków i lepszą kontrolę nad płatnościami. Jest to przewaga, która jest widoczna nie tylko w raportach, lecz także w spokojniejszej pracy zespołów.
—
Artykuł sponsorowany
